컴퓨터에서 PDF 파일을 보다보면, 수십 개의 파일이 폴더 안에 뒤죽박죽 저장돼서 정리가 필요할 때가 많습니다. 특히 파일 이름이 제각각이거나 날짜순, 제목순, 용도별로 정리가 되지 않은 상태라면, 필요한 자료를 찾는 데에도 시간이 꽤나 오래 걸리기도 합니다.
이 글에서는 별도의 유료 프로그램 없이도 윈도우 기본 기능과 무료 도구를 활용해서 PDF 파일을 자동으로 정렬하고 이름을 일괄 변경하는 방법을 단계별로 안내해 보도록 하겠습니다. 실제 업무 환경에서도 즉시 적용 가능한 정리 기술이므로, 업무 생산성을 높이고자 하는 분들께 크게 도움이 될 것입니다.
1. 파일 자동 정렬 – 윈도우 탐색기 기능 활용
우리는 대부분 파일을 수동으로 끌어다 정렬하거나 눈으로 확인하면서 관리합니다. 하지만 윈도우 탐색기의 기능을 조금만 활용하면 파일을 날짜, 이름, 크기, 확장자 등 기준으로 빠르게 정렬할 수가 있습니다.
1-1. 정렬 기준 변경 방법
- 정리할 PDF 파일들이 들어 있는 폴더를 엽니다.
- 빈 공간에서 마우스 오른쪽 버튼 → [정렬 기준]을 선택
- [이름], [수정한 날짜], [형식], [크기] 중 원하는 항목 선택
- 정렬 기준 클릭 시 오름차순/내림차순 전환 가능
이 방법은 기본적인 정리 작업에 매우 유용하며, 추가 작업 전 정확한 순서로 배열하는 데 필수입니다.
1-2. 그룹별 보기로 시각적 분류
- 상단 메뉴에서 [보기] → [그룹별]을 클릭하면
- 날짜별, 유형별, 이름 앞글자별로 파일이 자동 구분됩니다.
- 방대한 PDF 자료를 시각적으로 분류할 때 특히 유용합니다.
2. PDF 이름 일괄 변경 – 간단한 스크립트 활용
파일 이름이 001.pdf, 002.pdf 등으로 단조롭거나 복사한 순서대로 정리되지 않은 경우에는, 일괄 이름 변경(Batch Rename) 작업이 필요합니다. 윈도우 기본 기능만으로도 가능하지만, 보다 유연하게 설정하려면 무료 툴 또는 명령어 기반의 방법을 활용하는 것이 좋습니다.
2-1. 윈도우 기본 이름 변경 기능
- 변경하고 싶은 PDF 파일들을 모두 선택 (Ctrl + A 또는 Shift 선택)
- 첫 번째 파일에서 F2 키를 눌러 이름 입력 (예: Report)
- Enter를 누르면 Report (1), Report (2), ... 형식으로 자동 일괄 변경
이 방식은 간단하지만, 세부 설정이 어렵고 날짜/시간 삽입, 숫자 자리수 지정 등은 불가능합니다.
2-2. 무료 툴 ‘Advanced Renamer’ 사용법
Advanced Renamer는 강력한 무료 리네이밍 도구로, 수십~수백 개의 PDF 파일도 정해진 규칙에 따라 빠르게 이름을 바꿀 수 있습니다.
- 프로그램 설치 후 실행 → [Add Files]로 PDF 파일 불러오기
- 왼쪽에서 ‘New Name’ 템플릿 지정
- 미리보기로 이름 변경 확인 후 [Start Batch] 실행
숫자 자리수 지정, 날짜 삽입, 특정 문자열 제거/추가 등 다양한 조건에 맞는 이름 변경이 가능하여 대용량 문서 관리에 탁월합니다.
3. 추가 팁: PDF 파일 정리 자동화 흐름 만들기
파일을 정리할 때 일일이 수동으로 열어보지 않고도 효율적으로 관리하려면 몇 가지 정리 습관과 함께 자동화 프로세스를 적용하는 것이 훨씬 낫습니다.
3-1. 파일 생성 시점부터 규칙 적용
- 파일을 저장할 때부터 YYYYMMDD_제목_버전.pdf 형태로 저장
- 자동 정렬 시 날짜순으로 정확히 배열됨
3-2. 폴더 구조를 카테고리화
- ‘보고서/2024년/1분기/기획안’처럼 폴더를 미리 나누어 저장
- 정기적으로 정리할 필요 없이 자동 분류 효과
3-3. 자동화 도구와 연동 (선택 사항)
윈도우 Power Automate 또는 AutoHotKey 같은 툴을 사용하면 파일 다운로드 → 정렬 → 리네이밍 → 백업까지 자동화할 수 있습니다. 다소 초기 설정은 필요하지만, 반복 작업이 많은 업무 환경에선 꽤 효과적입니다.
꽤나 많은 사람들이 PDF 파일이 쌓일수록 정리와 관리를 미루기도 합니다. 하지만 조금만 투자하면 윈도우 기본 기능과 무료 도구만으로도 완벽하게 파일을 정리하고, 필요한 순간 즉시 찾아볼 수 있는 체계를 직접 만들 수가 있습니다.
특히 업무 보고, 연구자료 정리, 고객 문서 보관 등에서 정리 능력은 곧 생산성과 직결되곤 합니다.
지금 소개한 정렬 + 리네이밍 방법을 활용해서, 여러분의 디지털 문서 환경을 보다 효율적이고 깔끔하게 개선해보시기 바랍니다. 체계적으로 미리 정리를 해 놓는다면 시간을 보다 효율적으로 사용하실 수 있을 것입니다.
여러분의 작업을 응원합니다.